Abmahnung

Was tun?

MÖGLICHKEIT 1: Sprechen Sie mit Ihrem Chef und schildern die Angelegenheit aus Ihrer Sicht. Eventuell ist Ihr Chef dann bereit, die Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen.

MÖGLICHKEIT 2: Führt das Gespräch zu keinem Erfolg oder weigert sich Ihr Chef, mit Ihnen zu reden, können Sie Klage beim Arbeitsgericht erheben. Welche Erfolgsaussichten Ihre Klage hat, können Sie selbst einschätzen, wenn Sie die weiteren Ausführungen auf dieser Seite (Schritt 1 bis Schritt 13) lesen!

MÖGLICHKEIT 3: Wollen Sie keine Klage erheben, fertigen Sie zumindest eine sog. Gegendarstellung an und schildern aus Ihrer Sicht, warum die Abmahnung nicht gerechtfertigt ist. Diese Gegendarstellung lassen Sie in Ihrer Personalakte abheften.

Hier folgen allgemeine rechtliche Ausführungen zur Abmahnung:

Erfüllen Arbeitnehmer ihre vertraglichen Pflichten nicht oder erbringen sie nicht die Leistung, die von Ihnen erwartet wird, kann der Arbeitgeber darauf mit folgenden Möglichkeiten reagieren:

- Ermahnung, Verwarnung, Rüge und Verweis
- Abmahnung
- Versetzung (sofern zulässig)
- Änderungskündigung- Beendigungskündigung (ordentliche oder außerordentliche)

Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, ist in vielen Fällen die Abmahnung des Mitarbeiters erforderlich. Erst wenn diese Abmahnung nicht fruchtet und der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten wiederholt, kann ihm gekündigt werden. D.h., eine vorher erteilte, erfolglose Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung für die Wirksamkeit einer verhaltensbedingten Kündigung.

Die Abmahnung ist allerdings nur wirksam, wenn einige Grundregeln beachtet wurden. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, welche Anforderungen an eine wirksame Abmahnung gestellt werden.
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Schritt 1: Was versteht man unter "ABMAHNUNG"?

Die Abmahnung ist Ausdruck der Mißbilligung eines Verhaltens unter Androhung der Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sofern das Verhalten nicht geändert wird. Mit der Abmahnung soll der Arbeitnehmer an seine vertraglichen Pflichten erinnert (Erinnerungs- oder Ermahnungsfunktion) und vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis bei weiterem Fehlverhalten gewarnt werden (Ankündigungs- und Warnfunktion).

Als Faustregel gilt: Voraussetzung für die Abmahnung ist ein Fehlverhalten. Fehlverhalten bedeutet, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten positiv ändern kann, es muss steuerbar und beherrschbar sein.
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Schritt 2: Ist eine Abmahnung erforderlich?

Abmahnungswürdig sind in der Regel sämtliche Vertragsverstöße, die Anlass zur verhaltensbedingten Kündigung geben. Wir verweisen daher auf die Liste der verhaltensbedingten Kündigungsgründe- hier anklicken...!

Ausnahmsweise ist eine Abmahnung entbehrlich, wenn die Abmahnung keinen Erfolg verspricht oder wenn ein besonders schwerwiegender Verstoß vorliegt. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn ein Fehlverhalten vorliegt, das die fristlose Kündigung rechtfertigt. Hier finden Sie die Liste der außerordentlichen (fristlosen) Kündigungsgründe - hier anklicken...!

Der Arbeitgeber darf aber nicht jede noch so kleine Regelwidrigkeit zum Anlass für eine Abmahnung nehmen. Kleine Fehlleistungen, wie z. B. einmaliges Vergessen ,die Blumen zu gießen, fallen unter das Schikaneverbot und sind somit nicht abzumahnen. Die Grenze zur Schikane wird jedoch auch bei Kleinigkeiten überschritten, wenn der Arbeitnehmer z.B. schon mehrfach ermahnt wurde, die Blumen zu gießen und dies erneut vergessen hat, insbesondere wenn durch die Fehlleistung ein Schaden zu befürchten ist.
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Schritt 3: Dokumentiert die Abmahnung das konkrete Fehlverhalten (Dokumentationsfunktion)

Die Abmahnung muss genau benennen, welches Verhalten dem Arbeitnehmer zur Last gelegt wird. Sie muss daher folgendes enthalten:

- Datum
- Ort
- Uhrzeit
- Verhalten des Mitarbeiters, das beanstandet wird
- sonstige Beteiligte
- Zeugen und weitere Beweismittel

Nicht ausreichen würde insofern, wenn Ihr Arbeitgeber in der Abmahnung schreibt „Sie führen ständig Privattelefonate“.
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4. Schritt: Wird das Verhalten in der Abmahnung mißbilligt? (Erinnerungs- und Ermahnungsfunktion)

Das Fehlverhalten oder die mangelhafte Leistung müssen unmißverständlich in der Abmahnung mißbilligt werden. Der Mitarbeiter muss aufgefordert werden, sich zukünftig an seine arbeitsvertraglichen Pflichten zu halten. Formulierungsbeispiel: "Wir können es nicht weiter hinnehmen, dass Sie ständig vergessen, die Blumen zu gießen. Bemühen Sie sich daher, dass Ihr Verhalten zukünftig keinen Grund mehr zu Beanstandungen gibt."
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5. Schritt: Enthält die Abmahnung eine Kündigungsandrohung? (Warn- und Androhungsfunktion)

Eine weitere formelle Wirksamkeitsvoraussetzung für die Abmahnung ist, dass auf die Gefährdung des Arbeitsverhältnisses hingewiesen wird, wenn der Arbeitnehmer sich künftig nicht vertragskonform verhält. Mit anderen Worten: Es muss die Kündigung für den Wiederholungsfall angedroht werden. Formulierungsbeispiel: "Wir machen darauf aufmerksam, dass im Fall der Wiederholung Ihr Arbeitsverhältnis gekündigt wird."
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6. Schritt: Schriftformerfordernis und Zugang der Abmahnung

Die Abmahnung kann sowohl schriftlich, als auch mündlich erteilt werden und muss dem Arbeitnehmer tatsächlich zugegangen sein, so dass er von ihr Kenntnis nehmen konnte. Im Falle der mündlichen Abmahnung hat der Arbeitgeber später oftmals das Problem, dass er den Zugang der mündlichen Abmahnung nicht beweisen kann. Neben dem Zugang als solchen muss er natürlich auch beweisen, dass die Abmahnung den formellen Erfordernissen entsprochen hat. Diesen Beweis erbringen kann er regelmäßig nur, wenn bei der Erteilung der Abmahnung ein Zeuge anwesend war.
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7. Schritt: Achtung - Sammelabmahnung?

Werden in einer Abmahung mehrere verschiedene, nicht gleichartige Pflichtverletzungen gerügt, spricht man von einer Sammelabmahnung. Die gesamte Abmahnung ist unwirksam, wenn nur einer dieser Vorwürfe ins Leere geht, also nicht ausreichend begründet oder ungerechtfertigt ist oder sich tatsächlich anders abgespielt hat. Dieser Fehler wird von Arbeitgebern in der Praxis immer wieder gemacht mit dem Ergebnis, dass der Arbeitgeber die gesamte Abmahnung aus der Personalakte entfernen muss und der Arbeitgeber, sollte Klage gegen ihn erhoben worden sein, den Prozess verliert.
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8. Schritt: Kein Austausch von Gründen!

Die Warn- und Androhungsfunktion verbietet es, Abmahnungsgründe auszutauschen oder im Prozess nachzuschieben. Allerdings kann der Arbeitgeber jederzeit eine neue Abmahnung ausprechen.
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9. Schritt: Fristen

Für die Erteilung einer Abmahnung ist der Arbeitgeber an keine Fristen gebunden. Es steht ihm frei, ob und wann er eine Abmahnung ausspricht. Fest steht jedoch, dass die Zeit für den Arbeitnehmer arbeitet. Je länger der Arbeitgeber mit der Abmahnung wartet, desto schwächer werden die Wirkungen der Abmahnung. Allerdings gibt es die Möglichkeit der Verwirkung, d.h., dass ein Recht zur Abmahnung nicht mehr besteht, wenn neben einem längeren Zeitablauf ein Vertrauenstatbestand des Arbeitnehmers auf ungestörte Vertragsentwicklung besteht.

Bereits erteilte Abmahnungen sind zeitlich begrenzt. Zwar besteht keine Regelfrist, innerhalb derer sie ihre Wirkung verlieren, denn dies richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Sollte der Arbeitnehmer aber längere Zeit unbeanstandet seine Pflichten erfüllt haben und der Arbeitgeber weitere Pflichtverletzungen des Arbeitnehmers oder anderer Mitarbeiter unbeanstandet hingenommen haben, so kann die Abmahnung ihre Warn- und Androhungsfunktion verlieren. Vielfach wird die Ansicht vertreten, dass eine Abmahnung nach einem Jahr aus der Personalakte zu entfernen ist.
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Schritt 10: Abmahnungsberechtigte Personen

Nicht nur kündigungsberechtigte Personen (Geschäftsführer und Inhaber sowie oftmals Personalleiter, Abteilungsleiter und sonstige leitende Angestellte) sondern alle Mitarbeiter, die nach ihrer Aufgabenstellung befugt sind, Anweisungen wegen des Orts, der Zeit sowie der Art und Weise der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung zu erteilen, sind abmahnungsberechtigt. Dies sind in der Regel alle Fachvorgesetzten. Allerdings muss das Recht zur Abmahnung auf diese delegiert worden sein.
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Schritt 11: Kein Anhörungsrecht für den Arbeitnehmer

Vor Erteilung der Abmahnung: Früherer war zumindest für den öffentlichen Dienst (§ 13 BAT) geregelt, dass der Angestellte über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig oder nachteilig sind, vor Aufnahme in die Personalakte angehört werden musste. Dieses Recht ist aber auch für Angestellte weggefallen. Somit besteht für alle Arbeitnehmer kein Recht mehr auf vorherige Anhörung vor Ausspruch der Abmahnung. Etwas anderes kann lediglich gelten, falls eine diesbezügliche Klausel im Tarifvertrag normiert sein sollte.

Nach erteilter Abmahnung: Dieses Anhörungsrecht ist nicht zu verwechseln mit der Anhörung des Arbeitnehmers nach bereits erteilter Abmahnung. In der Praxis ist es immer empfehlenswert, mit dem Arbeitgeber das Gespräch zu suchen und gegebenfalls ihn dazu zu bewegen, die Abmahung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen. Ein Recht auf dieses Gespräch hat der Arbeitnehmer jedoch nicht und der Arbeitgeber ist im Umkehrschluss auch nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer nach der erteilten Abmahnung anzuhören.
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Schritt 12: Wie viele Abmahnungen sind erforderlich, um eine Kündigung auszusprechen?

Falsch: Ein in der Bevölkerung weit verbreiteter Irrtum ist, dass ein Arbeitnehmer wenigstens 3x abgemahnt worden sein muss, bevor ihm gekündigt werden kann.

Richtig: Ob überhaupt und wie oft abgemahnt werden muss, hängt von der Schwere des Pflichtverstoßes und den sonstigen Umständen des Einzelfalles ab. Eine Abmahnung ist grundsätzlich entbehrlich, wenn der Arbeitnehmer nicht willens und nicht in der Lage ist, sich vertragstreu zu verhalten. Eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung ist außerdem möglich, wenn die Kündigung nach Abwägung aller Umstände angesichts von Art, Schwere und Folgen der Pflichtverletzung billigenswert und angemessen erscheint, dem Arbeitnehmer die Rechtswidrigkeit der Pflichtwidrigkeit ohne weiteres erkennbar ist und er mit deren Billigung durch den Arbeitgeber offensichtlich nicht rechnen konnte.

Fistlose Kündigung:
Die Abmahnung ist vor Ausspruch einer außerordentlichen(fristlosen) Kündigung regelmäßig nicht erforderlich, denn sie unterscheidet sich von der ordentlichen Kündigung darin, dass der Kündigungsgrund so erheblich sein muss, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht zuzumuten ist. Es bedarf daher einer ganz erheblichen Pflichtverletzung. Liegt ein solcher wichtiger Kündigungssachverhalt vor, ist es regelmäßig unerheblich, ob zuvor schon einmal eine Abmahnung erfolgt ist.

Ordentliche Kündigung:
Die Abmahnung ist insbesondere bei der ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung erforderlich, schon allein, um die negative Zukunftsprognose begründen zu können. Denn erst nach einer Abmahnung wird die erforderliche Wahrscheinlichkeit dafür bestehen, dass sich der Arbeitnehmer auch in Zukunft nicht vertragstreu verhalten wird. Im Ausnahmefall können daher selbst drei oder vier Abmahnungen vor dem Ausspruch einer Kündigung nicht ausreichend sein (bei Bagatellen).

Nach der neueren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes ist das Abmahnungserfordernis allerdings bei jeder Kündigung zu prüfen, die wegen eines steuerbaren Verhaltens des Arbeitnehmers ausgesprochen wurde, dass der Arbeitnehmer zukünftig beseitigen kann. Erforderlich ist danach, dass zum Zeitpunkt der Kündigung eine Wiederherstellung der Vertragstreue und des Vertrauens erwartet werden kann.

GRUNDSATZ: Bei der fristlosen (außerordentlichen) Kündigung ist eine Abmahnung grundsätzlich entbehrlich. Im Falle der ordentlichen Kündigung (personenbedingten Kündigung) ist eine Abmahnung in der Regel erforderlich.

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Hinweis:
Sollten Sie über keine Rechtsschutzversicherung verfügen, können erhebliche Anwaltskosten auf Sie zukommen. Was Viele nicht wissen ist, dass im Arbeitsprozess die Besonderheit besteht, dass in der ersten Instanz jede Partei ihre eigenen Anwaltskosten zu tragen hat. Sollten Sie sich keinen Anwalt leisten können haben Sie die Möglichkeit, Prozesskostenhilfe zu beantragen. Die Gerichts- und Anwaltskosten übernimmt dann der Staat. Sie müssen 2 Voraussetzungen für die Bewilligung von PKH erfüllen.

Warum Sie sich gegen die Abmahnung wehren sollten!

Die Abmahnung ist die Vorstufe zur (verhaltensbedingten) Kündigung und sollte daher ernst genommen werden. Sollte Ihr Arbeitgeber nicht bereit sein, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, sollten Sie darüber nachdenken, beim Arbeitsgericht Klage gegen die Abmahnung zu erheben.

Allerdings sei darauf hingewiesen, dass Sie nicht verpflichtet sind, gegen eine zu Unrecht ausgesprochene Abmahnung zu klagen. Scheuen Sie sich davor, Klage zu erheben, so können Sie gegen die Abmahnung auch noch in einem späteren Kündigungsschutzprozess (wenn Ihnen also gekündigt wurde und Sie Kündigungsschutzklage erheben) vorgehen.

Sollten Sie sich also dafür entscheiden, nicht gegen die Abmahnung zu klagen, so sollten Sie zumindest folgendes tun: Fertigen Sie eine sogenannte Gegendarstellung an. Mit anderen Worten: Schildern Sie aus Ihrer Sicht, warum die Abmahnung unberechtigt ist. Diese schriftliche Gegendarstellung geben Sie in der Personalabteilung ab, damit sie in Ihrer Personalakte abgeheftet wird. Bei kleineren Unternehmen geben sie die Gegendarstellung im Büro ab oder Ihrem Chef persönlich. ACHTUNG: Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Gegendarstellung in Ihrer Personalakte abzuheften. Sie dürfen auch jederzeit in Ihre Personalakte hineinsehen und können so überprüfen, ob die Gegendarstellung tatsächlich abgeheftet wurde.

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Rechtsanwälte Gutzeit, Hix & Dr. Meier, Fachanwälte* für Arbeitsrecht und Rechtsanwälte,
Unter den Linden 4, 34225 Baunatal (bei Kassel), Tel.: 05601 89 49 90

* Fachanwälte für Arbeitsrecht: Rechtsanwalt Frank Hix ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Frau Dr. Solveig Meier ist Fachanwältin für Arbeitsrecht

[Rechtsanwalt Frank Hix ist zur Zeit Bürgermeister der Stadt Bad Sooden-Allendorf und daher gem. § 47 BRAO z.Zt. a.D.]